18.09.2020 Af hverju nota rekstraraðilar verkefnastjórnunarkerfi?
Hvaða kerfi er best?
Öflugar verkefnastjórnunarlausir gera nú rekstraraðilum kleift að skilgreina störf og setja inn reglubundin verk sem hver starfslýsing innifelur. Þetta gerir rekstraraðilum kleift að tryggja að öllum mikilvægum þáttum sé sinnt og að grunnþekking helst innan fyrirtækisins þrátt fyrir starfmannabreytingar. Gott verkefnastjórnunarkerfi hjálpar stjórnendum einnig að binda niður það verklag sem starfsmenn fylgja við úrvinnslu á hinum ýmsum verkefnu. Þannig er hægt að sjá til þess að öll verkefni vinnist á sem skemmstum tíma og á sem skilvirkastan máta.
Það er til heill frumskógur af verkefnastjórnunarlausnum, sem hver hefur sinn styrkleika og mismunandi virkni. Sú spurning sem verkefnastjórar og stjórnendur standa oft frammi fyrir er hvaða kerfi er best að velja? Er það CrewBrain eða Monday? Trello eða Bootcamp? Asana, Capture, Wrike, Todoist, Smartsheet, Teamwork, Proworkflow, Teamgantt, Planner eða Kanbanflow?
Hvað er gott að hafa í huga við val á réttu kerfi?
Vanda þarf valið á þeirri verkefnastjórnunarlausn sem notast á við. Tíminn sem fer í uppsetningu og innleiðingu á kerfinu er dýrmætur. Ef rangt kerfi verður fyrir valinu geta miklir fjármunir og tími verið í húfi. Við val á lausnum fyrir verkefnastjórnun ber að hafa í huga ýmsa þætti. Til að byrja með er mikilvægt að íhuga hvort að lausnin gefi góða heildarsýn yfir öll þau verkefni sem eru í gangi hverju sinni. Yfirsýnin þarf einnig að vera yfir þau verkefni sem hafa verið í gangi og öll möguleg framtíðarverkefni.
Gott er ef verkefnastjórnunarlausnin gefur stjórnendum fljótt og auðveldlega heildarsýn yfir allan kostnað vegna verkefnis og framtíðarkostnað. Góð lausn styður alla þá hagsmunaðila sem að verkefninu koma, hvort svo sem um er að ræða viðskiptavini, verktaka, eða undirverktaka. Góðar aðgangsstýringar þufra að vera til staðar innan kerfisins til þess að halda utan um allan þennan fjölda af einstaklingum. Þannig er hægt að tryggja að engin gögn falli í hendur óviðkomandi aðila.
Þegar margir aðilar starfa saman er mikilvægt að lausnin bjóði upp á góða samskiptamöguleika. Bæði þarf lausnin að geyma skjöl og upplýsingar og miðla því á auðveldan hátt. Hvert og eitt verkefni getur haft misjafnar þarfir og kröfur á stýringu innan verkstjórnunarlausnar. Sum verkefni hafa fasta mílusteina sem nauðsynlegt er að fylgjast með að náist. Tímarammi innan verkefna og verkhluta er nauðsynlegur fyrir framgang verkefnisins. Önnur verkefni eru tilfallandi og gerast eingöngu einu sinni. Þá eru þau ekki endilega með fasta tímaramma. Enn önnur verkefni eru reglubundin verkefni sem muna þarf að sinna t.d. mánaðarlega, árlega, eða t.d. á þriggja ára fresti.
Hvers vegna er sniðugt að nota verkefnastjórnunarkerfi?
Ef ekki er haldið vel utan um öll þau verkefni sem sinna þarf, þá eykst öll áhætta og tilheyrandi kostnaður þar á bakvið. Það er gott að geta metið þessa áhættu innan verkefna. Gott utanumhald tryggir að kostnaður fari ekki framúr áætlun. Góð verkefnastjórnunarlaus heldur einnig utan um tímaramma allra verkefna. Þannig er hægt að gera reksturinn skilvirkari og hagkvæmari. Mikilvægt er að kerfin geti haldið utan um upplýsingar og skrár verkefna.
Öflugar aðgangsstýringar þurfa að vera til staðar til að koma í veg fyrir að viðkvæmar upplýsingar falli í hendur þriðja aðila. Svo allar öryggis- og aðgangsstillingar séu sem skilvirkastar þá þarf verkefnastjórnunarlausnin að geta flokkað alla hagsmunaaðila á sem nákvæmastan hátt, en á auðskiljanlegan máta. Í heimi sem nýtir tæknina í sífellt meira mæli, er mikilvægt að tryggja að lausnin styðji samþættingar við öll þau helstu kerfi sem verið er að nota í rekstrinum dags daglega.
Við hjá Sessor höfum lagt mikla vinnu í að rannsaka þennan frumskóg af verkefnastjórnunarlausnum. Við bjóðum rekstraraðilum uppá aðstoð við að velja rétt kerfi, hanna verklagið og innleiða það þannig að kerfið nýtist rekstraraðilum til árangurs. Réttur hugbúnaður getur verið stórt skref í áttina að því að skapa samkeppnisforskot.
